Kanban per il reparto Dailies nel laboratorio

Kanban è particolarmente adatto per rappresentare processi e fasi di lavoro in modo chiaro e visibile per tutti. Tutti i processi interattivi in un workflow dailies attraversano di solito fasi fisse e possono quindi essere rappresentati molto bene in una board Kanban.

Di norma, un corriere o un driver porta i dailies in laboratorio su un hard drive. Lì i dati vengono copiati e viene effettuato un backup LTO (Linear Tape-Open). Poi i dati audio e video vengono sincronizzati e il film viene color graded, ottenendo il look desiderato e assicurando che tutti gli shot e i relativi controcampi abbiano la stessa colorazione e atmosfera. Questo rende facile per l'editor montare poi tutte le clip insieme. Dopo il color grading, vengono renderizzati file DNxHD per la sala montaggio e proxy per la piattaforma dailies, quindi inviati tramite Webgate. Tutti i partecipanti vengono informati tramite una email di notifica Webgate non appena nuovi dati sono disponibili. Dopodiché il materiale viene sottoposto a un QC (quality control), in cui vengono registrati difetti del materiale come problemi di fuoco o membri del team nell'immagine. I report LTO e QC vengono quindi inviati alla mailing list applicabile. Dopo la revisione manuale o il via libera dalla sala montaggio, l'hard drive viene rimandato sul set, dove può essere formattato e riutilizzato.

Questo è un workflow dailies standard che si ripete ogni giorno. Perché quindi i team dovrebbero usare Kanban?

Metodi agili come Kanban assicurano che le richieste del progetto e gli ultimi risultati vengano controllati costantemente. I problemi vengono riconosciuti e risolti più rapidamente. Gli errori possono capitare in qualsiasi routine quotidiana. Un progetto cinematografico è un'interazione tra molte persone che spesso lavorano in luoghi diversi. Per esempio: la persona A pensa che la persona B abbia comunicato alla sala montaggio che i dati DNxHD sono pronti per l'elaborazione in Webgate. La persona B invece pensa che la persona A lo abbia già fatto, e solo quando la sala montaggio chiede informazioni diventa chiaro che i dati erano disponibili da ore, e si perde tempo prezioso.

Come può aiutare una board Kanban?

Supponendo che tu voglia tenere traccia di diversi dailies, ti serve una forma di Kanban che rappresenti le fasi del processo giornaliero. È importante sapere in quale fase si trova l'elaborazione dei dailies, perché possono trovarsi, e si troveranno, in fasi di elaborazione diverse. Per rappresentare questo scenario, è utile creare colonne che rappresentino queste fasi. Ad esempio, per il workflow dailies esemplificativo, sono utili quattro colonne, che potrebbero chiamarsi «Preparation», «Color Grading and Rendering», «Quality Control» e «Finalize».

Una volta consegnata alla post-produzione una nuova giornata di riprese, viene creata una nuova scheda nella colonna Dailies Preparation. La scheda prende il nome dal progetto filmico e dalla giornata di riprese, viene applicata l'etichetta corrispondente e viene assegnata una persona responsabile. La scheda viene compilata con una lista più dettagliata di sotto-task per ogni fase sotto forma di checklist specifiche. La prima checklist Dailies Preparation viene creata con i tre sotto-task: Start LTO Backup, Sync Audio & Video e Apply Scene Take Information. Una volta completati questi tre task, la Dailies Preparation è completata e il task viene spostato alla fase successiva. I colleghi possono quindi continuare subito con color grading e rendering.

In questo modo, tutti nel team sono informati su ogni passaggio del processo e possono vedere a colpo d'occhio se un determinato task è stato completato con successo o meno. Alla scheda possono essere aggiunte anche informazioni extra; ad esempio che uno shot elencato nel cutter report non è stato consegnato perché la clip è stata registrata in modo errato a causa di un difetto della batteria. Domande e chiarimenti possono essere gestiti usando la funzione Commenti su ogni scheda. Non sapere se qualcosa sia già stato preso in carico appartiene ora al passato.

Suggerimento: è meglio mantenere i singoli sotto-task solo tanto dettagliati quanto basta per garantire un aggiornamento semplice e rapido dello stato giornaliero e per assicurarsi che la board sia sempre aggiornata.