Kanban è arrivato nell'industria cinematografica

Con le Kanban board in Webgate.io, mettiamo a disposizione tua e del tuo team un nuovo strumento collaborativo di project management. Registra le fasi del tuo lavoro, traccia e ottimizza il tuo workflow e mantieni una panoramica costante e rapida dei progressi in ogni singolo progetto. Vedi a colpo d'occhio chi sta lavorando a cosa e quanto sono avanzate le singole parti del tuo progetto. Riconosci immediatamente dove c'è bisogno di intervenire, dove ci sono problemi, dove serve aiuto o in quale fase di elaborazione si trova il tuo file, la tua playlist, ecc.

Che cos'è Kanban?

Kanban (giapponese per segno o scheda) è un metodo di work management che originariamente proviene da Toyota nell'industria automobilistica. Aiuta i team a ottimizzare workflow e processi.

Kanban, un inizio semplice per il tuo progetto cinematografico.

Kanban ti dà una panoramica dei tuoi task e mostra se il lavoro su un determinato task è già iniziato o è stato completato.

Supponiamo che tu voglia completare una parte di un progetto cinematografico, ad esempio la preparazione di una ripresa. Con questo obiettivo, puoi creare una board e chiamarla, ad esempio, «Shoot Prep». Su questa board annoti tutti i task relativi a questo obiettivo sotto forma di card. Ogni card contiene un task e ogni task può poi essere assegnato a un membro del team. Puoi anche assegnare card a te stesso se vuoi occuparti di quel lavoro specifico.

Kanban lavora con liste, o colonne, che rappresentano le fasi di un processo. La forma più semplice di Kanban comprende tre colonne:

To Do

Questa prima colonna contiene task card che mostrano all'intero team quali lavori devono essere svolti.

Un esempio: se le location delle riprese non sono ancora definite e la produzione deve decidere sulla location «Farmhouse» da una shortlist, questa card avrebbe il titolo «Select Farmhouse Location External» nella colonna To Do e le opzioni sarebbero mostrate sulla card in una checklist o in un documento allegato. Così hai a colpo d'occhio tutte le informazioni sulle varie opzioni di location disponibili.

In Progress

Quando un membro del team inizia a lavorare su un task, si assegna la card e la trascina nella colonna successiva chiamata In Progress. La lista in questa colonna mostra quali task sono attualmente in lavorazione.

Nel nostro esempio, il regista inserirebbe il proprio nome sulla card «Select Farmhouse Location External» e, se applicabile, assegnerebbe quella card anche ai produttori. Possono quindi discutere insieme i set elencati sulla card.

Done

Quando un task è completato, viene spostato nella colonna Done, dove ulteriori informazioni e risultati possono essere documentati sulla card.

Nel nostro esempio, la card viene spostata in Done non appena il regista raggiunge un accordo con il produttore. La farmhouse scelta viene annotata nel campo commenti della card. Ora tutto il team sa che le location sono state definite e può vedere quali sono sulla card.

Con questa forma agile di project management, tutti possono sempre vedere chi sta lavorando a quale task e quanto è avanzato il lavoro su quel task. Il metodo assicura che i task siano distribuiti in modo efficiente tra i membri del team, che la trasparenza sia alta e che le iterazioni del progetto procedano più velocemente. Previene lavoro ridondante e parallelo.

Come funziona esattamente in Webgate?

Nel nostro esempio abbiamo parlato di assegnazioni, checklist e allegati, e li approfondiremo qui sotto. Uno degli aspetti positivi della card virtuale è che offre spazio illimitato per le informazioni, a differenza della sua versione analogica, il Post-It.

Assegnare persone a una card

Un team cinematografico comprende specialisti di diversi reparti, quindi è utile sapere, già quando si crea il task, chi sarà responsabile di ogni task. Per distribuire le responsabilità, le persone responsabili vengono annotate sulla card. In questo modo tutti nel team sanno di cosa sono responsabili. I task possono anche essere creati inizialmente senza una persona responsabile, e la persona che poi prende in carico il task può mettere il proprio nome sulla card. Inoltre, se non ti senti responsabile di un task che ti è stato assegnato, puoi togliere il tuo nome dalla card e assegnare il task a qualcun altro.

Checklist

Le checklist sono liste di elementi che possono essere spuntati. Sono come una lista To Do all'interno di una card. Permettono di definire diversi sotto-task o requisiti.

Ad esempio, puoi distribuire task tra diverse checklist e quindi creare checklist proprie per persone diverse. In una barra di avanzamento sulla card puoi vedere in qualsiasi momento quanti task sono stati completati.

Label

Le label consentono di evidenziare o categorizzare le card oltre le singole colonne. Ad esempio, le card possono essere etichettate «Legal Department» se è richiesta una clearance legale per il task. Una label popolare, ad esempio, è «Blocked», che indica che sono necessarie ulteriori informazioni prima che qualcuno possa iniziare a lavorare sul task.

Feedback e commenti

Scambia commenti sulle card con i tuoi compagni di team. Discuti argomenti specifici e raccogli feedback in un luogo centrale.

Menziona persone nei commenti (@nome) per farle notificare automaticamente ed evitare il caos email. Abbonati a card e board per essere informato su tutte le attività.

Ulteriori funzioni commenti

Allegati

Un file, una playlist, una gallery, un file zip o un documento può essere allegato a una card per sottolineare i contenuti della card o fornire informazioni importanti. Tutti i contenuti dal Webgate Browser possono essere collegati a una card.

Scorri su playlist o gallery per vedere un'anteprima dei contenuti che includono. Solo gli utenti con i permessi necessari ottengono accesso ai tuoi contenuti.

Archiviare task completati

Quando un task è completato, puoi spostarlo nel tuo archivio. Il task scompare dalla tua Kanban board e viene conservato nell'archivio. Informazioni e dati importanti non vanno persi; possono essere visualizzati e cercati nell'archivio in qualsiasi momento.

La funzione archivio è utile anche durante il «Daily Stand Up», il briefing quotidiano del tuo team. Il team di solito si riunisce davanti alla Kanban board e si aggiorna su tutti i task e il loro stato attuale. Se, ad esempio, la colonna «Done» è piena di molte card, possono essere archiviate tutte insieme usando il menu contestuale della colonna.

Perché Kanban board e perché in Webgate?

Una Kanban board aiuta te e il tuo team a visualizzare e tenere traccia del vostro lavoro. Di seguito ti mostriamo come la tecnica Kanban può aiutarti e ottimizzare il tuo lavoro, usando diversi workflow dell'industria cinematografica.

Kanban per il reparto Dailies nel laboratorio

Kanban in VFX

Kanban per il postproduction supervisor

Membri della board e relativi permessi

Lavorare insieme sulla Webgate Board è simile alla collaborazione tramite Webgate Browser. Un utente Webgate con il ruolo «Project Admin» può creare board. Tutti gli altri Project Admin e Customer Admin vengono quindi aggiunti automaticamente alla board. Tutti gli altri membri possono poi essere invitati alla board, siano essi interni o esterni.

Ogni membro della board può creare ed eliminare card e assegnare card ai colleghi del team. Tutti i membri della board possono vedere i commenti sulle card. I membri della board possono abbonarsi a singole card e intere board per essere informati sulle novità correlate. I contenuti collegati nelle card dal Browser (ad es. playlist, immagini, ...) vengono mostrati solo agli utenti che hanno accesso a tali contenuti. Ottengono quindi accesso al contenuto facendo clic sul file in questione nel Webgate Browser. Gli utenti non autorizzati vedono un messaggio che indica che questo contenuto non è disponibile per loro. Tutti gli utenti hanno accesso ai commenti, alle descrizioni delle card e alle checklist, in modo da restare informati su novità e sotto-task.

Comunicazione e cicli di feedback

Tutti i membri del team possono accedere alla board sempre e ovunque, quindi restano sempre aggiornati e informati. Questo è particolarmente essenziale per team distribuiti in tutto il mondo.

CONSIGLIO: Ogni membro del team può visualizzare autonomamente l'avanzamento della board, ma consigliamo di tenere riunioni regolari e brevi (online), in cui le persone descrivono in modo conciso su quale card stanno lavorando. Una breve riunione di team che non deve durare più di 10-15 minuti.

Kanban board 100% conformi al GDPR

I tuoi dati sono al sicuro con noi. Tutti i nostri server sono certificati ISO 27001 e si trovano nell'UE. Audit di sicurezza semestrali verificano il nostro elevato livello di sicurezza.

Ora tocca a te

Tu e il tuo team sapete meglio di chiunque altro cosa succede nel vostro workflow. Quindi configura la tua Kanban board nel modo che ritieni migliore. La Kanban board in Webgate consente a te e al tuo team di mantenere una visione d'insieme dei progressi nei singoli task, di rendere visibili i task e mostrare cosa deve ancora essere fatto, chi sta lavorando a cosa e cosa è già concluso.

Ci piacerebbe ricevere il tuo Feedback! Facci sapere come usi le nuove board e come possono essere ulteriormente migliorate per integrarle meglio nel tuo workflow.

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